Прийняття рішення про ліквідацію підприємства – важливий крок для його власника, адже реалізація цього кроку потребує здійснення повного аналізу господарської діяльності підприємства, звільнення всіх працівників, проведення остаточних розрахунків з кредиторами, та передачу документів на зберігання до архівної установи. Юридична особа вважається ліквідованою від дня внесення відповідного запису про її ліквідацію до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб підприємців. Серед документів, які потрібно подати державному реєстратору для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи, є обов’язковою довідка з архівного відділу про прийняття документів, які підлягають довгостроковому зберіганню.
В зв’язку з цим хотілося б дати роз’яснення щодо порядку підготовки до передачі документів ліквідованого підприємства до архівної установи.
Упорядкування і підготовка документів установи, що ліквідується, входить до обов’язків ліквідаційної комісії або ліквідатора. Після проведення ліквідаційних заходів та завершення перевірок фінансово-господарської діяльності здійснюється підготовка документів для подальшого зберігання і використання.
Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання, термін зберігання яких не закінчився. Одночасно відбираються документи і справи до знищення, термін зберігання яких минув. На упорядковані документи складаються описи і акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув. Тут слід керуватись Переліком типових документів, затвердженим Наказом міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5. До описів справ складається засвідчувальний напис, довідковий апарат: історична довідка, передмова, титульний аркуш. За консультативно-методичною та практичною допомогою в організації підготовки до передачі документів до архіву ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися до архівного відділу Козятинської міської ради.
Описи справ та акт про виділення до знищення документів передаються на розгляд експертної комісії архівного відділу і після схвалення затверджуються головою ліквідаційної комісії (ліквідатором). При виявленні нестачі архівних документів складається Акт, що затверджується головою ліквідаційної комісії (ліквідатором), після чого передається на розгляд експертної комісії архівного відділу.
Багато виникає питань щодо того, які саме справи потрібно здавати при ліквідації підприємства. Тут однозначна відповідь – всі. Керуючись Переліком документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції від 14.03.2013 р. № 430/5,
- до опису справ з кадрових питань (особового складу) включаються документи заведені у діловодстві установи згідно номенклатури справ зокрема:
- накази з кадрових питань (особового складу), рішення загальних зборів про прийом, переведення, звільнення працівників, їх матеріальне заохочення, надбавки, сумісництво, виплату заробітної плати;
- статути, установчі договори, накази, рішення вищих органів про реорганізацію, перейменування установи по можливості за весь період існування установи;
- договори, угоди, (трудові) контракти;
- документи з атестації робочих місць;
- колективні договори;
- книга реєстрації табельних номерів;
- особові справи, особові картки працівників;
- особові рахунки працівників або відомості нарахування заробітної плати (при відсутності особових рахунків);
- акти нещасних випадків на виробництві, журнали їх реєстрації;
- табелі виходів чи наряди працівників із шкідливими умовами праці;
- інші документи, які можуть забезпечити соціальний захист працівників установи.
Додатково ліквідатором також передаються наступні документи:
- ліквідаційні документи: рішення загальних зборів, вищих органів, суду, накази про ліквідацію, банкрутство установи, ліквідаційний баланс, довідки про зняття з обліку органами статистики, податковими, пенсійними органами, про закриття банківських рахунків (копії).
- до опису справ тимчасового зберігання, включаються документи, терміни зберігання яких не закінчилися. Допускається формування таких документів в одну справу за декілька років та включення до опису за початковою датою.
Акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, складається на всі справи установи, які знищуються. Знищення документів проводиться після погодження описів справ та актів архівною установою, затверджених ліквідаційною комісією (ліквідатором).
Документи доставляються в архів за рахунок установи-здавальника, разом з ними передаються описи справ та акт про виділення до знищення документів.
Приймання документів буде оформлене актом приймання-передавання, один примірник якого та довідка про прийняття документів до архіву, видається ліквідатору.
За будь-якою допомогою в організації підготовки до передачі документів до архівної установи ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися до АРХІВНОГО ВІДДІЛУ КОЗЯТИНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ.
Адреса: 22100, вул. Винниченка, 56
Козятин, Вінницька область
Тел. 2-14-97
(063) 37 22 096
